회의록은 회의의 시작에서 끝까지 모든 의사에 관한 발언을 속기방법에 의해 기록한 것 외에 당일 의사일정, 보고사항, 부의안건, 각종 보고서, 참고자료 등 회의에 관련된 모든 사항을 총망라하여 게재한 의회의 공식기록으로 회의록에는 비밀을 요한다고 의결한 부분, 의장이 사회의 안녕질서를 위하여 필요하다고 인정한 부분, 의장이 취소하게 한 발언 뿐 아니라, 발언자가 스스로 취소한 발언, 의장이 발언을 제지 또는 금지하였음에도 불구하고 그 명에 응하지 아니하고 계속 발언한 때에도(의장 또는 위원장이 속기를 중단시키지 않는 한) 그 발언 모두가 게재된다.
 그러므로 회의록은 회의장에서 행한 의사에 관한 모든 발언을 기재해야 하며 어떠한 이유로도 그 내용의 일부를 삭제ㆍ개작하거나, 회의록에 게재하지 않는 조치는 취할 수 없다.

회의내용의 신속한 파악과 자구정정 등을 위해 일반에게 공개되기 10일 전에 회의록 원고를 전자화하여 함평군의회 홈페이지에 임시로 게재하는 회의록을 말한다.

 배부회의록”이라 함은 본회의(위원회 회의록의 경우에는 위원회, 이하 같다)에서 비밀을 요한다고 의결한 부분과 의장(위원회 회의록의 경우에는 위원장, 이하 같다)이 비밀을 요하거나 사회의 안녕 질서 유지를 위해 필요하다고 인정하여 발언자 또는 운영위원회와 협의한 부분 및 취소 요구한 발언 외의 회의에 관한 사항을 기재·발간하여 의원에게 배부하고 일반에게 공개하는 회의록을 말한다.

 비공개회의록이라 함은 본회의(위원회 회의록의 경우에는 위원회, 이하 같다)의 의결이 있거나 의장이 비밀을 요하거나 사회의 안녕 질서 유지를 위해 필요하다고 인정할 때 공개하지 아니한 회의에 관한 사항을 기재한 회의록을 말한다.

 보존회의록이라 함은 지방자치법 "법"이라 한다) 제72조 제2항의 규정에 따라 서명 날인하여 함평군의회에 영구보존하는 회의록으로 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분도 포함되는 회의록을 말한다.